Vorlagen mit Microsoft Word

Wer nur einmal im Jahr an Erbtante Erna den Geburtstagspflichtbrief schreibt und sonst nichts, braucht dazu wahrscheinlich nicht unsere Software Kitathek Pro. Anders sieht es schon aus, wenn Sie 90 Mal den gleichen Brief an die Eltern in Ihrer Tageseinrichtung für Kinder mit verschiedenen Adressdaten schreiben müssen. Über unsere Vorlagenverwaltung schreiben Sie den Brief einmal, wählen die Kinder, die Eltern, die Mitarbeiter oder die Adressen aus und den Rest erledigt unsere Kitathek Pro für Sie!

Mit der Version Kitathek Pro steht Ihnen eine umfangreiche Vorlagenverwaltung zur Verfügung. Für die Erstellung von Entwicklungsberichten, eigene Listen und Korrespondenz (Serienbriefe) innerhalb der Kitathek Pro ist das „richtige“ Microsoft Word erforderlich (die Versionen ab Microsoft Word 2003 SP3 bis 2010 SP1 32-Bit werden unterstützt – siehe auch Systemvoraussetzungen). Andere Textverarbeitungsprogramme wie beispielsweise Writer von OpenOffice sowie Microsoft Office Starter 2010 (wird seit Mitte Juni nicht mehr ausgeliefert) bzw. Microsoft Office Click & Run (Office Klick-und-Los) können leider nicht unterstützt werden!

Microsoft Office 2010 in der einfachsten Version Microsoft Office Home and Student 2010 kostet im Moment bei Amazon zwischen 89,00 € und 95,00 € (Stand Juni 2012). Diese Version kann man auf bis zu drei Rechnern installieren. Wenn Sie als Einrichtung über eine entsprechende Bescheinigung verfügen, können Sie über das Onlineportal für IT-Spenden Stifter-helfen.de beispielsweise eine Microsoft Office 2010 Version kostenlos bzw. zu sehr günstigen Konditionen erhalten. Es ist nur ein Antrag auszufüllen.

Die Vorlagenverwaltung der Kitathek Pro integriert Microsoft Word in die Arbeitsumgebung und funktioniert quasi als „Fernsteuerung“. Wenn Sie bereits Microsoft Word benutzen, werden Sie die Vorteile der Einbindung dieser Textverarbeitung für die Vorlagenverwaltung zu schätzen wissen.

Während der Bearbeitung einer Vorlage haben Sie die Möglichkeit, Datenfelder in die Vorlage aufzunehmen. Diese Datenfelder werden dann später innerhalb der Verwaltungssoftware Kitathek Pro mit den entsprechenden Daten gefüllt. Die Auswahl verfügbarer Felder ist von der Kategorie der Vorlage abhängig.

Sie können die Vorlagen für folgende Bereiche erstellen:

• Kinder und Eltern aus der Betreuung
• Kinder und Eltern aus der Warteliste
• Kinder und Eltern aus dem Archiv
• Mitarbeiter/-innen
• Adressen und sonstige Kooperationspartner

Natürlich können Sie auch bestehende Word-Dokumente importieren und auf Ihre eigenen Bedürfnisse umgestalten. Ferner können Sie über die Vorlagenverwaltung in der Kitathek Pro eigene formatierte Listen erstellen, die Sie dann später im Rahmen des Aufrufs einer Vorlage bei den Kindern auswählen können.

Im Programmpaket der Kitathek Pro sind bereits über 40 spezielle Vorlagen aus den wichtigsten Themenbereichen vorhanden (Betreuungsvertrag, Mitteilung über die Neuaufnahme von Kindern in Tageseinrichtung, Kinderdatenblatt, Aufnahmebriefe, Anmeldebogen, Datenschutzerklärung, Fotoerlaubnis, Erklärung meldepflichtige Krankheiten etc.). Unsere Beispielvorlagen sollen Ihnen als Anregung dienen und Ihnen die Vorteile der Einbindung Ihrer eigenen Vorlagen aufzeigen.